Dans le prolongement du précédent article que j’ai rédigé sur la délégation, je vais poursuivre aujourd’hui sur l’optimisation de la gestion de notre temps et de nos priorités.
Il n’y a pas de fatalité. il existe 3 clés principales en termes de réussite au niveau de l’optimisation de nos priorités.
- La discipline
- La rigueur
- La persévérance
La discipline : c’est afficher une parfaite congruence entre nos intentions et nos actes
La rigueur : c’est faire preuve d’une certaine exigence pour faciliter la mise en œuvre d’une solution qui aura un impact positif au niveau de notre productivité.
La persévérance : la réussite n’est pas assurée au premier coup. C’est le fait de reproduire à plusieurs reprises un nouveau mode de fonctionnement, qui nous rapprochera progressivement de l’atteinte de notre objectif.
Nous connaissons tous la matrice d’Eisenhower qui combine à la fois les notions d’importance et d’urgence.
Quelle définition donner à ces deux termes ?
la notion d’urgence est associée à un degré délai.
Quant à la notion d’importance, elle est associée à un degré de criticité. C’est de ma responsabilité.
Notre valeur ajoutée repose essentiellement sur la notion d’importance. Concentrons-nous sur ce qui est important sur l’ensemble de nos missions.
Quels sont les différents scénarios ?
La combinaison de ces notions nous propose 4 scénarios
- Urgent important (U – I) : ce sont principalement les imprévus. Cela signifie que cette case doit restez vide puisque par définition les imprévus ne sont pas identifiés.
- Non urgent important (u – I) : ce sont l’ensemble des missions des tâches, événements, que nous pouvons planifier. la règle des 20/80 s’applique sur cette configuration. 20% de vos tâches, missions, événements… doivent concrétiser 80% de votre temps.
- Urgent non important (U- i) : il s’agit de votre potentiel de délégation. (lien de l’article sur la délégation)
- Non urgent, non important (u – i) Ne plus faire, supprimer
La case urgente – importante elle a plus renseignée de la matrice : cela signifie que nous travaillons sous stress, toujours en épuisement, dans une forme de gestion de crise. Nous sommes dans une course permanente pour résoudre les problèmes et les difficultés. Cela ne peut pas durer très longtemps, sinon le burnout nous guette…
La case urgent – non important est la plus renseignée de la matrice : cela signifie que nous nous concentrons sur le court terme. Nous sommes encore dans une gestion de crise. Nous avons la réputation de quelqu’un de changeant, et de fait, les objectifs et les plans que nous communiquons semblent flous. Cette situation a pour conséquence que nous entretenons des relations interpersonnelles compliquées.
La case non urgent – non importante est la plus renseignée de la matrice : Nous faisons preuve d’une irresponsabilité totale, bien souvent nous avons été remerciés à plusieurs reprises…
Enfin la case non urgent – important est la plus renseignée de la matrice : cela signifie que nous travaillons d’une manière proactive. Nous avons une vision, un équilibre, une forme de discipline et le stress est peu présent.
Planifiez…
Une fois que cette matrice est renseignée, il nous suffit de prendre notre agenda pour analyser notre emploi du temps.
Il est préférable de planifier chaque journée à hauteur de 80%. Les 20 % restants seront consacrés aux éventuels imprévus. Si nous faisons face à un imprévu, nous terminons la tâche sur laquelle nous travaillons, puis nous traitons le sujet qui fait l’objet d’un imprévu.
Si dans notre journée il n’y a pas d’imprévu, et oui cela peut arriver, nous pouvons commencer une tâche/mission que nous avions planifiée sur la journée suivante.
Que devons- nous planifier sur l’agenda ? Le plus de chose possible…
- Les rendez-vous qu’il soient internes ou externes
- Les tâches/missions
- Les réunions
- Les entretiens avec les collaborateurs, la hiérarchie, les collègues…
Quel que soit le logiciel de messagerie que nous utilisons, servons-nous de la fonction périodicité pour faciliter la récurrence pour chacune de ces catégories. Plus notre activité est planifiée, plus l’analyse de notre emploi du temps est facilitée, et la prise de décision est plus adaptée.
Autre avantage non négligeable : cela vous évite d’être invité.e à des réunions où votre valeur ajoutée est plus que relative.
Si vous animez une équipe, je vous recommande de tester auprès de vos collaborateurs.trices la matrice d’Eisenhower sous forme d’atelier à l’occasion d’une réunion de service.
En conclusion,
Aujourd’hui nous cherchons un meilleur équilibre entre nos sphères privées et professionnelles. Nous avons tout intérêt à réfléchir et à agir sur l’optimisation de nos priorités pour renforcer notre efficacité et notre productivité.
Ceci aura bien entendu un impact positif sur l’engagement des collaborateurs.
Nos activités sont en perpétuelle évolution. La matrice d’Eisenhower est un formidable outil pour anticiper les transformations futures que les entreprises vont devoir gérer dans les prochaines années